Les frais relatifs aux voyages d’affaires figurent parmi les plus gros postes de dépenses d’une entreprise. Il convient par conséquent de les gérer de manière rationnelle pour assurer la bonne santé financière de la société.
Qu’est-ce qu’on entend par frais prévus et frais imprévus ?
Les dépenses d’un voyage d’affaires peuvent être classées en deux grandes catégories : les dépenses prévues et les dépenses imprévues. Les premières regroupent le transport, l’hébergement et la restauration qui sont facilement quantifiables. Les dépenses imprévues sont quant à elles liées à la modification d’un titre de transport, au rapatriement, aux changements d’hôtel, aux accidents ou à la prolongation de la durée du séjour. La bonne gestion des dépenses d’un voyage d’affaires passe par la distinction entre ces deux types de frais.
La logique à intégrer en matière de dépenses de voyage d’affaires, c’est plus on réserve tôt, plus on a des chances d’obtenir des prix avantageux. Pour cela, il faut faire le tour des compagnies de transport et des établissements hôteliers. Les offres sont nombreuses sur internet, avec des niveaux de service largement variables d’un site à un autre et d’une annonce à une autre. Cela peut prendre beaucoup de temps, ce qui fait que s’y prendre à l’avance est doublement recommandé. Pour les séjours longs, il est préférable de se tourner vers les appartements ou les résidences hôtelières.
Le budget d’un voyage d’affaires dépend de la destination, de la durée de la mission et du nombre de missionnaires. Des imprévus peuvent faire gonfler la note finale. Souscrire à une assurance permet notamment de faire face à ces imprévus qui peuvent comprendre les repas d’affaires dont la facture est généralement élevée. Il est plus judicieux de faire appel à une agence de voyage spécialisée pour l’organisation de ce type de déplacement.
Une politique de voyage d’affaires conforme aux valeurs de l’entreprise
Une politique de voyage d’affaires contient des prescriptions détaillées qui permettent à tout missionnaire de savoir ce qui est autorisé et ce qui ne l’est pas. L’objectif est de faire des économies et d’ajuster au mieux le budget. Il est très important de réfléchir à la stratégie de développement de l’entreprise en prenant en compte les attentes des collaborateurs. Ainsi, la gestion des dépenses des voyages d’affaires se fait à posteriori.
Une politique de voyage d’affaires doit aussi comprendre l’automatisation et la centralisation des procédures de réservation pour une meilleure maîtrise des coûts de transport et d’hébergement. Des applications dédiées facilitent largement les choses en éliminant les tâches administratives complexes. Ces outils présentent également l’avantage d’offrir la traçabilité de toutes les dépenses liées aux déplacements d’affaires et d’évaluer la rentabilité de ces derniers.
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