Une entreprise doit traiter des documents provenant de supports papier ou numériques pour fonctionner de manière optimale. Il y a au cours de l’opération des modifications et des saisies manuelles avant leur sauvegarde dans la base de données où ils seront stockés. L’externalisation permet d’alléger la charge de travail.
Les raisons pour lesquelles il est difficile de faire la saisie de données en interne
La saisie de données est une opération consistant à transcrire ou à intégrer manuellement des données dans un support de stockage numérique pour être traité ou sauvegardé pour une utilisation ultérieure. Cette opération se fait avec des logiciels de traitement de texte (Microsoft Word, Free Office, Google Docs…), des tableurs (Micrsosoft Excel, Numbers, Smartsheets…) et des bases de données (MySQL, Microsoft Access, Oracle Database…). La saisie de données est nécessaire quand de données se trouvant dans des supports physiques comme le papier ou quand les données doivent être encore modifiées avant leur sauvegarde. Ces données peuvent être des résultats d’enquête, des formulaires remplis, des coupons-réponses, des tickets de réclamation, des factures, des bons de commande ou encore des éléments d’un annuaire.
Il est faux de croire que la faire de la saisie de données revient simplement à faire du copier-coller ou de la dactylographie. En effet, cette opération requiert des compétences à part entière. Les professionnels utilisent une terminologie précise pour distinguer les différentes phases du travail. Le souci du détail est une qualité incontournable, ainsi que la précision et une bonne vitesse de frappe. Les personnes peu aguerries risquent à tout moment de commettre des erreurs, ce qui peut affecter le travail du reste de l’équipe et fausser les résultats finaux.
Quelles solutions adopter ?
En faisant appel à un prestataire spécialisé en saisie de données, l’entreprise gagne naturellement en performance, car les collaborateurs peuvent se concentrer sur de tâches stratégiques. Elle gagne aussi du temps, car les opérateurs externes, dont la saisie de données est l’activité principale, sont beaucoup agiles, rigoureux et intègrent plus facilement les consignes. Ils peuvent également intervenir directement au niveau du back-office grâce aux CMS (outils de gestion de contenu). Le travail se fait sur la base d’un cahier des charges, ce qui élimine les ambiguïtés. La conjugaison de ces facteurs donnera des résultats forcément positifs pour l’entreprise.
Deux solutions d’externalisation de saisie de données s’offrent à l’entreprise : s’adresser à un opérateur qui travaille en free-lance ou faire appel à une agence offshore. Le free-lancer est rémunéré au volume de travail effectué, c’est-à-dire au nombre de données traitées ou au nombre de feuilles de calcul remplies. Chaque mission se fait donc à la demande, et l’entreprise n’est tenue de régler la facture que si le travail est livré à temps et conforme au cahier des charges.
En s’adjoignant les services d’une agence offshore, l’entreprise a la possibilité d’obtenir de gros volume de données traitées en peu de temps. L’équipe travaille de concert pour livrer le travail dans les délais impartis, et ce dans la qualité souhaitée. Comme pour l’opérateur en free-lance, les commandes peuvent être ponctuelles, mais dans la majorité des cas, la collaboration se fait sur le long terme. Il importe cependant de trouver le mode de fonctionnement adéquat, car une dépendance envers l’agence peut, à la longue, avoir des effets néfastes sur l’image de marque de l’entreprise.
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